A Budapest Főváros XII. kerületi Hegyvidéki Önkormányzatnak (továbbiakban: Önkormányzat) a
jelenlegi helyzetben (COVID19 helyzet, kijárási korlátozás, távmunka elősegítése) szüksége volt egy
olyan Munkafolyamat-támogató Rendszerre (továbbiakban: MTR), amely a jelenleg papíron,
személyes jelenlétet és érintkezést igénylő munkafolyamatainak digitalizálását hivatott megoldani. A
VIR Vezetői Információs Rendszerek Zrt. (továbbiakban: VIR Zrt.) ezen projekt keretében az IBM
Business Automation Workflow (továbbiakban IBM BAW) platformon az "Előterjesztés indítása" és a
"Számlanyilvántartás" folyamatokat valósította meg. Jelen dokumentum az előterjesztés indítása folyamatot részletezi, ami megfeleltethető szerződés véleményezésnek is.
Főbb tulajdonságok és funkciók:
- Az alkalmazás szerepkör alapú, ezáltal mindenki csak azt éri el, amihez jogosultsága van és csak
akkor, amikor hozzá kerül a feladat. Természetesen létezik olyan szerepkör is, aki bele tud
nézni a folyamat állapotába bármikor.
- Az ügyfél külön kérésére szükség volt egy "Megfigyelő" szerepkör kialakítására, aki bárhol,
bármikor képes módosítani az előterjesztés adatait a folyamat vége előtt.
- A tevékenységek naplózásra kerülnek, így bármikor megtekinthető, hogy ki, mit és mikor
végzett az adott folyamaton.
- A Microsoft Active Directory-t használjuk Single Sign On (SSO) authentikációra.
- Minden felhasználó emailben kap értesítést, ha feladata keletkezik az MTR rendszerben.
Továbbá beállítható módon kaphat további értesítés(eke)t is, ha megadott időn belül nem
végezte el a feladatát.
- Az IBM BAW-ban minden feladatnak van határideje, ez paraméterezhető is.
- A dokumentumok a teljes folyamat során verzió kezelve vannak, ezáltal vissza lehet állni
korábbi verzióra is, nem csak az utolsót lehet használni.
- A megjegyzések historikusan kerültek tárolásra és a megtekinthetőek a teljes folyamat során.
- A helyettesítést úgy oldottuk meg, hogy az adott felelős felhasználón kívül egy segéd táblában
szereplő helyettesek is megkapják a feladatot, amennyiben a tárgynap a táblában szereplő -
intervallumba esik.
- Külön kérés volt az ügyfél részéről, hogy a folyamat adatai mentésre kerüljenek a saját üzleti
adatbázisába is, hogy további Cognos riportokat készíthessenek az adatokból.
- A folyamat végén webservicen keresztül iktatásra kerül a folyamat során véglegesített
előterjesztés az ügyfél DMS iktatórendszerébe.
Szerepkörök:
- Előkészítő: Előterjesztést indíthat. Csak a saját előterjesztéseit látja, ha visszaküldik módosításra,
akkor újra szerkesztheti az összes adatot.
- Szervezeti egység vezetője: A neki véleményezésre megküldött előterjesztéseket látja, új verziójú
dokumentumokat csatolhat. Visszaküldheti Előkészítőhöz. Lát minden adatot.
- Véleményező: A neki véleményezésre megküldött előterjesztéseket látja, új verziójú
dokumentumokat csatolhat. Visszaküldheti Előkészítőhöz. Lát minden adatot.
- Ügyvédi iroda: A neki véleményezésre megküldött előterjesztéseket látja, új verziójú
dokumentumokat csatolhat. Visszaküldheti Előkészítőhöz. Lát minden adatot.
- Referens: A neki véleményezésre megküldött előterjesztéseket látja, új verziójú dokumentumokat
csatolhat. Visszaküldheti Előkészítőhöz. Lát minden adatot.
- Jegyzői referens: A neki véleményezésre megküldött előterjesztéseket látja, új verziójú
dokumentumokat csatolhat. Visszaküldheti Előkészítőhöz. Lát minden adatot.
- Alpolgármester: A neki véleményezésre megküldött előterjesztéseket látja, új verziójú
dokumentumokat csatolhat. Visszaküldheti Előkészítőhöz. Lát minden adatot.
- Tanácsadó: A neki véleményezésre megküldött előterjesztéseket látja, új verziójú dokumentumokat
csatolhat. Visszaküldheti Előkészítőhöz. Lát minden adatot.
- Jegyző: A neki véleményezésre megküldött előterjesztéseket látja, új verziójú dokumentumokat
csatolhat, véglegesít. Visszaküldheti Előkészítőhöz. Extra véleményezést kérhet. Lát minden adatot.
- Megfigyelő: Minden előterjesztést láthat, szerkesztheti az összes adatot.
Képernyők:
IBM Cloud Pak for Business Automation
